Spelen met duidelijke taal: de schrijfwedstrijd
Duidelijke taal levendig houden binnen je organisatie, kan dat ook luchtig? Uiteraard. En langs je neus weg wat gezonde competitie aanzwengelen tussen collega’s en teams? Heel graag. Aanschouw daarom: de schrijfwedstrijd.
Voor je een zak popcorn bovenhaalt, is er werk aan de winkel voor jou. Hoe maak je er iets plezants én leerrijks van voor je collega’s? Vorig najaar hebben we zelf een schrijfwedstrijd georganiseerd. Onze belangrijkste ervaringen deel ik graag met jou.
Schrijven of herschrijven?
Laat je jouw collega’s zelf een tekst schrijven, of voorzie je één wedstrijdtekst voor iedereen? Wij hebben gekozen voor één wedstrijdtekst. Verschillende versies van eenzelfde tekst kan je makkelijker vergelijken en sneller beoordelen dan heel uiteenlopende teksten.
Tip: je kan je collega’s vooraf een checklist bezorgen, bijvoorbeeld onze 20 tips voor duidelijke teksten. Dat geeft hun meer houvast.
Welke tekst kies je?
Wij baseerden ons op een bestaande brief die al behoorlijk onduidelijk was. Met wat mild sadisme deden we er nog een schepje bovenop. Uiteraard vervingen we alle plaatsnamen, eigennamen en contactgegevens. Lang leve de anonimiteit!
Of wat denk je van dit idee? Laat voor de wedstrijd je collega’s zelf teksten indienen. Liefst van het eigen team, waarover ze niet tevreden zijn. Twee voordelen:
Je collega’s hebben een aantal eigen teksten doorgelicht. Het kan de eerste stap zijn om kritisch naar hun andere teksten te kijken.
Op het einde van de rit krijgt het team een panklare tekst terug.
Extra tip: heb je de uiteindelijke wedstrijdtekst geselecteerd? Check nog even binnen het team of je daarmee niet op zere tenen trapt. Teksten kunnen gevoelig liggen. Het zou zonde zijn als dat een schaduw zou werpen over de wedstrijd.
Aan welke criteria moet de wedstrijdtekst voldoen?
Voor onze wedstrijdtekst hadden we deze criteria:
De tekst rammelt zowel qua taal als qua structuur. Want duidelijke taal is zoveel meer dan korte zinnen en eenvoudige woorden.
De tekst is maximaal één bladzijde lang. Dan hebben je collega’s zin om erin te vliegen, kort en krachtig.
De tekst is begrijpelijk zonder al te veel context. Ofwel geef je de context mee als je de tekst doorstuurt.
Samen of alleen herschrijven?
Voor onze schrijfwedstrijd hebben zich enkel solo-deelnemers ingeschreven. Een klein groepje herschrijvers binnen één organisatie, was ook mogelijk geweest. Laat de deelnemers kiezen: solo mag, in kleine groepjes ook. Graag zelfs.
Als schrijftrainer vind ik het bijvoorbeeld heerlijk om enkele deelnemers te observeren die samen een tekst aanpakken. Elk bekijken ze de tekst vanuit hun eigen invalshoek, ze wikken en wegen, discussiëren en hakken knopen door. De deelnemers vinden het vaak verrijkend en geven aan dat ze veel leren van elkaar. Het kan een mooi opstapje zijn naar bijvoorbeeld een schrijfatelier binnen je organisatie: op vaste tijdstippen komen collega’s een uurtje samen om een tekst te herschrijven.
Wanneer organiseer je de schrijfwedstrijd?
In principe kan je het hele jaar door een schrijfwedstrijd organiseren. Haak je liever in op een ‘dag-van-de’ of ‘week-van-de’? Dan zet ik enkele mogelijkheden op een rij:
Week van de Geletterdheid: begin september, met het hoogtepunt op 8 september, de Internationale Dag van de Alfabetisering
Week van het Nederlands: begin oktober
Internationale Dag van de Duidelijke Taal: 13 oktober
Of je kan een combinatie maken van die momenten, zoals wij hebben gedaan in het najaar:
We lanceerden de schrijfwedstrijd in de Week van de Geletterdheid.
De deelnemers kregen de wedstrijdbrief aan het begin van de Week van het Nederlands.
De winnaar maakten we bekend op de Internationale Dag van de Duidelijke Taal.
Wie zit in de jury?
Wil je gedragenheid creëren binnen je organisatie? Dan kan je gericht enkele mensen aanspreken van verschillende teams om in de jury te zetelen. Mensen van wie je weet dat die duidelijke taal hoog in het vaandel dragen. Die bijvoorbeeld vaak teksten schrijven, en die er als de kippen bij zijn als je een schrijf- of communicatie-opleiding organiseert. Die mensen moét je in de jury hebben.
Hou er wel rekening mee: meer mensen in de jury betekent meer tijd voor overleg. Wil je het de eerste keer rustig aan doen? Je kan starten met een drietal juryleden. Lukt dat goed? Dan kan je de jury uitbreiden voor een volgende editie van de wedstrijd.
Hoe kies je de winnaar?
Voor onze schrijfwedstrijd hebben we 35 inzendingen ontvangen. Mijn collega Katrien en ik werkten in drie rondes:
We gingen elk met de grove borstel door de helft van de teksten. Vonden we dat de herschrijver voldoende aandacht had voor structuur én taal? Dan mocht de tekst door naar de volgende ronde. Zo kwamen we tot een longlist van ongeveer tien teksten.
We ruilden onze grove borstel in voor een fijner exemplaar. Met een checklist bij de hand bekeken we de resterende teksten meer in detail. Stond de kernboodschap helemaal bovenaan? Stonden er in de tekst duidelijke tussentitels en lijstjes? Waren de zinnen actief en persoonlijk? Stonden er in de tekst alledaagse woorden? We kwamen tot een shortlist van ongeveer vijf teksten.
In de laatste ronde kozen Katrien en ik elk onze favoriet. Zo kwamen we uit bij twee brieven, waaruit we niet konden kiezen. Dus bekroonden we twee winnaars. Je hoorde hen alvast niet klagen.
Ben je met een grotere groep juryleden? Dan kan elk jurylid punten geven. De favoriet krijgt bijvoorbeeld vijf punten, de tweede beste brief twee punten, de derde beste één punt. Zo krijg je een duidelijke rangschikking. Of: laat je collega’s uit een shortlist kiezen wie de uiteindelijke winnaar wordt. Betrokkenheid gegarandeerd!
Wat wint de winnaar?
Bloemen, een mand boordevol plaatselijke lekkernijen, een boekenbon, een echte trofee, het kan allemaal. In het ideale geval sluit de prijs aan bij het thema van duidelijke taal. Hier zijn enkele tips:
Zet de winnaar op alle mogelijke manieren in de kijker. Op het intranet. In een interne nieuwsbrief. Met een interview in het personeelsblad. Is duidelijke taal een heel belangrijke pijler binnen je organisatie? Dan kan je er ook mee uitpakken in je externe communicatie. Op je socialemediakanalen, bijvoorbeeld.
Misschien is het fijn om niet alleen de winnaar, maar het hele team te belonen. Bijvoorbeeld: je doet het team een halve dag van je tijd cadeau om samen teksten te herschrijven. Als ze daarvoor openstaan. En als je hen die tijd cadeau kan doen, natuurlijk.
Laat de winnaar zetelen in de jury bij een volgende editie.
Oh ja, je kan uiteraard ook een tweede en derde prijs uitdelen. Zo motiveer je nog meer collega’s!
En de verliezers?
Laat de verliezers niet in de kou staan. Stuur hen de winnende tekst, en leg uit wat van die tekst een winnaar maakt.
Heb je wat extra tijd, of waren er weinig inzendingen? Dan kan je elke deelnemer persoonlijk feedback geven bij de ingestuurde tekst. Dat kan kort: geef bijvoorbeeld één positief punt en één werkpunt mee. Hou je collega’s gemotiveerd.
Grijp de kans om duidelijke taal opnieuw in de hele organisatie onder de aandacht te brengen. Zet de voor en na op intranet, of hang ze bijvoorbeeld op in de cafetaria. Laat de collega’s hun mening geven. Kortom: zorg dat de tekst over de tongen gaat.
Waarom is een schrijfwedstrijd een aanrader voor jouw organisatie?
Je bereikt veel collega’s uit de hele organisatie.
Het vraagt wat voorbereiding en opvolging, ook van je collega’s. Maar met een beetje geluk leren je collega’s ook veel bij.
Je nodigt de collega’s uit om samen na te denken over duidelijke taal. Zo stimuleer je discussie en uitwisseling, en overgiet je die met een licht competitief sausje.
Meer manieren om te spelen met duidelijke taal?
Lees onze andere blogartikels:
de kleinste taalquiz bij Stad Oostende
het Heerlijk Helder Ganzenspel bij Stad Gent