Stoppen met onduidelijke taal: een (zeer) korte handleiding

Stoppen met roken of snoepen, stoppen met autorijden. Misschien maakte je de afgelopen weken een van deze dappere voornemens. Je volgende stap? Ze omzetten in de praktijk. Een taaie opdracht, niet?

En wat als je als organisatie met iets wil stoppen? Met een nodeloos ingewikkelde procedure, bijvoorbeeld. Of met, ik zeg maar iets, onduidelijke taal. Dat maakt de opdracht nog taaier.

Goed stoppen, dat doe je in vijf stappen, volgens de Nederlandse auteur Marije van den Berg. In haar boek ‘Stop. Stopstrategie voor organisaties’ werkt ze die vijf stappen uit. Het boek gaat dus niet specifiek over stoppen met onduidelijke taal. Of toch? Wil je stoppen met een ingewikkelde procedure of wil je komaf maken met onduidelijke taal, je stoot op dezelfde problemen. Daarom deze korte handleiding: stoppen met onduidelijke taal in vijf stappen.

Stap 1: Ga op de rem staan

Als je merkt dat de motor van je auto sputtert, dan ga je niet versnellen. Je remt af, stapt uit op de pechstrook en kijkt onder de kap om te zien wat er aan de hand is. Dat doe je beter ook als je wil stoppen met onduidelijke taal. Zo heb je de ruimte om je als organisatie te buigen over de vraag hoe het verder moet. Om alle neuzen in dezelfde richting te zetten.

Mijn ervaring? Veel organisaties remmen vlotjes af. Ze merken stopsignalen snel op, bijvoorbeeld onder de vorm van boze telefoontjes na een onduidelijke mail. Daarna nemen ze enkele teksten kritisch onder de loep, en ze zijn unaniem in hun oordeel: het is tijd voor verandering. Ze beslissen een reeks trainingen over duidelijke taal te organiseren. Een aantal collega’s volgt die training, en het enthousiasme is groot. En dan gebeurt er … niets meer. De meeste collega’s 'hervallen', en na enkele weken merk je geen blijvende resultaten van de training. Een gemiste kans.

Op zich begrijp ik dat maar al te goed, want de pechstrook is allesbehalve een zomerse barbecue. Je zit in een soort van niemandsland, en het verkeer raast door naast jou. Ook jij wil zo snel mogelijk verder. Dus hop, snel een training organiseren! Helaas is dat zonder langetermijnvisie een slag in het water. Het is zoals een reservewiel: handig om te depanneren, maar vroeg of laat moet je naar de garage om al je banden te laten nakijken.

Wil je echt komaf maken met onduidelijke taal in je organisatie, dan moet je nadenken over hoe je organisatie blijvend aandacht kan hebben voor duidelijke taal. Je hebt dus een plan nodig, en dat kan je opbouwen vanaf de volgende stap.

Stap 2: Kijk achterom

Zo. Je hebt afgeremd, en het is duidelijk waarmee je stopt. Of toch niet? En weten je collega’s waarmee je stopt? Voorzie daarom tijd om als organisatie achterom te kijken en goed te definiëren waarmee je precies stopt. Misschien zijn er zaken die je wil behouden, want je hoeft het kind niet met het badwater weg te gooien. Er zijn vaak goede redenen waarom dingen blijven zoals ze zijn. Ze hebben hun nut. Aan jou en je collega’s om te beslissen of die zaken nog relevant zijn in de nieuwe context.

Zo kan je beslissen om oubollige woorden te schrapen en ellenlange zinnen in te korten in bepaalde standaardbrieven. De structuur van de brieven behoud je, omdat die goed zit. Kernboodschap in de eerste alinea en duidelijke tussentitels. Dat soort dingen. Je hoeft dus niet van nul te beginnen.

Als je achterom kijkt, dan definieer je niet alleen waarmee je stopt, maar ook welke gevolgen dat heeft voor je organisatie. Enkele voorbeelden:

• Welke tijdsinvestering is er nodig?

• Hebben we hiervoor voldoende personeel?

• Welke gevolgen heeft dat voor het takenpakket van de betrokken personen?

• Hebben we bepaalde hulpmiddelen nodig?

• Welk budget hebben we nodig?

• …

Ik moest een spontane alleluja onderdrukken toen ik daarover las in het boek. Het zijn vragen die we liever niet stellen, want ‘het wijst zichzelf toch uit’. Nochtans, door al die praktische zaken vooraf in kaart te brengen en oplossingen uit te werken, zorg je ervoor dat het hele proces niet strandt bij stap 2.

Laten we dit even toepassen op stoppen met onduidelijke taal. Een deel van het plan kan bijvoorbeeld zijn dat je elke donderdag tijd vrijmaakt om samen met collega’s van verschillende diensten teksten te herwerken, zes maanden lang. Een soort van ‘schrijfatelier’ dus. Heel waardevol, én tijdsintensief. Wat betekent dat voor je andere taken? Die nieuwsbrief die je normaal elke maand verstuurt, verschuift dan beter door naar een collega. Of je verstuurt hem elke twee maanden in plaats van elke maand.

Stap 3: Zeg vaarwel

“Een goed afscheid markeert de overgang”, schrijft Marije in haar boek (bladzijde 121). Als een collega met pensioen gaat, of verandert van job, dan geef je een afscheidsfeestje. Je haalt samen herinneringen op, heft het glas en bedankt je collega voor alle inspanningen. Het is een hartverwarmend ritueel. Het verzacht de pijn. En het is voor iedereen duidelijk dat dit het afscheid is van iets vertrouwds, en het begin van iets nieuws.

Dat kan je ook doen met onduidelijke taal. Als je een dag organiseert om duidelijke taal in de kijker te zetten, kan je evengoed een moment inlassen waarin jullie met zijn allen oude standaardbrieven ritueel verbranden. Al dan niet letterlijk. Je kan samen lachen om de tijd waarin je het nog oké vond om brieven af te sluiten met ‘Hopende U hiermede van dienst te zijn’. Trek gerust alle registers open tijdens zo’n afscheid.

Stap 4: Leer het af

Na de leukste stap volgt de taaiste stap. Een vastgeroeste gewoonte afleren en een nieuwe aanleren, het vraagt veel inspanning. Je moet constant alert zijn om te vermijden dat je ‘hervalt’. Of beter nog: ga ervan uit dat jij en je collega’s op een bepaald moment hervallen. Praat erover met elkaar, bespreek wat ervoor zorgde dat je een tekst afleverde waarin de lezer verloren loopt. Misschien was het een te strakke deadline? Of heb je nood aan wat opfrissing? Of was het helemaal niet duidelijk wat het doel van de tekst was? Als je kan blootleggen wat je deed hervallen, wordt het makkelijker om dat te vermijden in de toekomst. En ook: wees mild en geduldig. Voor jezelf én voor je collega’s. Fouten maken mag, en dat hoort bij het leerproces. Iets over (her)vallen en opstaan.

Belangrijk bij deze stap is de steun van de leidinggevenden, van het management. Zij moeten jou en je collega’s de ruimte geven om af te leren, om fouten te maken en weer recht te krabbelen. Met hun steun is het makkelijker om vol te houden. Betrek hen dus zoveel mogelijk in het stopproces.

Stap 5: Stop met stoppen

Ook al vraagt duidelijke taal om een constante alertheid, op een bepaald moment wordt het meer en meer een automatisme in je organisatie, een natuurlijke reflex. Het taaiste werk is achter de rug, en je kan dus stoppen met stoppen. Maar “de verandering is nog niet gestold”, zoals Marije het verwoordt (bladzijde 167). Blijf dus evalueren en ga opnieuw op de rem staan als dat nodig is.

Oh ja, hier wil ik nog aan toevoegen: bij Wablieft ondersteunen we graag waar dat nodig is. Dan stippelen we samen met jou een traject uit om van duidelijke taal een vaste waarde te maken in je organisatie.

---

Meer lezen?

• Marije van den Berg, Stop. Stopstrategie voor organisaties, uitgeverij Thema, 180 bladzijden, 24,95 euro

• Marije van den Berg, Stop met ambtelijke taal, artikel in het Nederlandse tijdschrift Tekstblad