3 + 1 tips om verslagen te maken met de glimlach
Een verslag maken van een vergadering, ik kwam nog niemand tegen die daarvoor staat te trappelen. Het is dan ook geen makkelijke klus om kernzaken van bijzaken te blijven onderscheiden tijdens lange vergaderingen. Zeker als er verschillende mensen door elkaar praten. En toch verwacht iedereen achteraf een helder verslag.
In deze blog vind je enkele tips om je op weg te helpen. Zo maak ook jij vanaf nu een verslag met een brede glimlach.
Tip 1: Vertrek vanuit een duidelijk sjabloon
Ik merk dat heel wat organisaties geen vaste sjablonen hebben om een verslag in te maken. Ofwel sterft dat sjabloon een stille dood onder een dikke laag virtueel stof ergens ‘in the cloud’. Nochtans: een helder sjabloon is een stevige houvast terwijl je notities neemt. Het houdt jou en je collega’s bij de les.
Wat komt in dat sjabloon aan bod?
In zijn eenvoudigste vorm bestaat dat sjabloon uit een lijst met to do’s: wie doet wat tegen wanneer. Sommige organisaties stoppen hier: het verslag is de to-dolijst.
Wil je meer dan enkel een to-dolijst, dan kan je elk agendapunt weergeven met een korte samenvatting van de discussie én de conclusie. Een handigheidje: verwijzen de deelnemers naar een website, document …? Dan zet je dat erbij als link. Ik werk het liefst in tabelvorm, omdat ik dat overzichtelijker vind dan doorlopende tekst. Maar dat kan een persoonlijke voorkeur zijn.
Zoek je een duidelijk sjabloon, of wil je je eigen sjabloon even vergelijken met een ander?
Download ons verslagsjabloon onderaan deze blog. Het is een Word-document, dus pas het gerust aan de huisstijl van jouw organisatie aan.
Tip 2: Schrijf het verslag voor de collega die er niet bij kon zijn
Welke info uit de vergadering neem je op en welke niet? Welke termen leg je uit en welke niet? Ik merk dat sommige verslagnemers daar het noorden kwijtraken.
De oplossing? Hou scherp voor ogen voor wie je schrijft. In het geval van een verslag, schrijf je voor de collega die er niet bij kon zijn. De collega die achteraf in het verslag wil lezen wat die moet doen. Welke knopen er werden doorgehakt en eventueel waarom. Bij sommige agendapunten zal je dus wat meer context moeten meegeven, zodat de afwezige collega helemaal mee is. Ook handig voor de mensen die aanwezig waren op de vergadering, en die achteraf hun geheugen willen opfrissen. Hoor ik daar iets van twee vliegen in één klap?
Tip 3: Schrijf volzinnen
Wat lees je het liefst?
Vanuit team de vraag om door te geven wanneer er dit jaar nog werkgroepen doorgaan. Half uur voorzien als vorming.
Het team vraagt om door te geven wanneer er dit jaar nog werkgroepen plaatsvinden. Er is een half uur vorming voorzien.
Mijn voorkeur gaat uit naar versie 2. Volzinnen lezen vlotter dan zinnen in telegramstijl. Je hebt ook minder kans op misverstanden als je volzinnen schrijft. Zinnen in telegramstijl kan je soms anders interpreteren.
Misschien denk je nu: ‘Oh, heerlijk. Ik rijg de volzinnen mooi aan elkaar tot één grauwe brij!’ Toch niet! Combineer volzinnen met lijstjes. Dat zorgt voor structuur in je verslag.
Zo maak je van dit ...
Expeditieteams: uitrol in 2 fases. In de eerste fase worden 7 experimenten geïmplementeerd. Eind maart zal er beslist worden over de werkingskaders. De directieteams worden geïnformeerd. April/mei zullen de partners geïnformeerd worden en zal er een uitwisselingsmoment gepland worden waarbij focus ligt op implementatie. In mei/juni dienen de medewerkers geïnformeerd te worden. Er wordt 4u vorming vrij gemaakt om te kijken hoe we deze experimenten kunnen implementeren. Tot eind 2020. In november 2020 volgt dan infomoment voor de 2e fase. Vanaf januari 2021 zullen de kaders hiervoor klaar zijn en kan dit opnieuw geïmplementeerd worden.
… dit:
Expeditieteams
Fase 1: 7 experimenten worden geïmplementeerd.
- Eind maart valt de beslissing over de werkingskaders. De directieteams krijgen meer info. - April/mei krijgen de partners meer info.
Er is een uitwisselingsmoment met de focus op implementatie. - In mei/juni krijgen de medewerkers meer info.
In een vorming van 4 uur bekijken we hoe we die experimenten kunnen implementeren. - Fase 1 loopt tot eind 2020.
Fase 2:
- In november 2020 volgt een infomoment voor de 2de fase.
- Vanaf januari 2021 zijn de kaders klaar en kunnen we die opnieuw implementeren.
Nog duidelijker wordt dit voorbeeld als je expliciet vermeldt wie wat doet. Zo vermijd je ook een hoop passieve constructies.
Eind maart beslist x over de werkingskaders. Y informeert de directieteams.
Extra tip: Durf de magische vraag te stellen
Een vergadering kan soms chaotisch zijn. De deelnemers zijn zo betrokken dat de meningen in het rond vliegen. Hoorde je daar een conclusie? En wie zou dat project ook alweer opvolgen?
Als je het bos door de bomen niet meer ziet, durf dan de magische vraag te stellen: “Wat noteer ik hiervan in het verslag?” Meestal kijken de deelnemers dan verbouwereerd op, of ze verontschuldigen zich voor de chaos. Als verslagnemer maak je niet alleen het verslag, je mag de anderen ook bij de les houden.
Download het verslagsjabloon: