Eerste hulp bij feedback geven op teksten

Je moet een tekst nalezen van je collega, en je merkt al meteen bij de eerste zinnen: deze tekst moet je volledig herschrijven. Hoe koppel je dat terug? Je wil uiteraard bondig zijn in je feedback. Bovendien wil je dat je collega iets leert, zodat je in toekomstige teksten hooguit wat punten en komma’s moet veranderen. En, misschien wel het belangrijkste: je wil je collega vooral niet bruuskeren of ontmoedigen.

Bij Wablieft geef ik intussen 12 jaar feedback op teksten van klanten: bij een herschrijfopdracht, tijdens een coaching of training. Ik bundel mijn ervaring graag voor jou in vijf hapklare tips. En oh ja, een extra tip krijg je erbovenop.

Tip 1: Stel vragen

Vragen kunnen je collega aan het denken zetten, zonder aanvallend over te komen. En misschien nog belangrijker: je betrekt jouw collega in het schrijfproces. Je maakt er een gedeelde verantwoordelijkheid van.

Enkele voorbeelden:

• Heb je een alinea al enkele keren gelezen, maar heb je nog altijd geen flauw idee waarover die gaat? Voeg dan een opmerking toe met de vraag: ‘Wat bedoel je hier?’ Dat klinkt vriendelijker dan ‘Dit snap ik niet’. En het bespaart je een hoop giswerk.

• Heb je de alinea toch herwerkt, dan kan je deze opmerking toevoegen: ‘Klopt dit inhoudelijk nog?’ Zo toon je waardering voor de inhoudelijke expertise van je collega.

• Vrees je dat de lezers echt niet weten wat van hen verwacht wordt? Dan kan je vragen: ‘Wat wil je dat je lezers doen?’ Dat klinkt alvast neutraler dan: ‘Ik moet je brief herwerken, want die is onduidelijk.’

• Merk je een vakterm op waarvan je vermoedt dat de lezers die niet kennen? Stel dan de vraag: ‘Zijn de lezers vertrouwd met deze term?’ En bam. Je nodigt je collega uit om de tekst te bekijken door de ogen van die lezers.

Tip 2: Geef voorbeelden en argumenteer

Wees zo concreet mogelijk in je feedback.

Zeg dus niet:

De zinnen lezen niet zo vlot.

Zeg wel:

Ik merk dat je zinnen vaak langer zijn dan 20 woorden. Daardoor lezen ze minder vlot.

Of:

Je gebruikt een aantal passieve zinnen in je tekst, zoals ‘U wordt verwacht om 18 uur’. Als je veel van die zinnen gebruikt in je tekst, leest die minder vlot.

Wil je hulp om je feedback zo concreet mogelijk te formuleren? Check onze 20 tips. De link vind je onderaan dit blogartikel.

Tip 3: Geef maximaal drie werkpunten

Tijdens een coaching voeg ik suggesties toe in de tekst van de deelnemer. In een begeleidende mail som ik dan de werkpunten op. Een valkuil daarbij is dat je zo volledig mogelijk wil zijn: je somt élk werkpunt op, en je hoopt dat de andere daaruit leert.

Helaas, je bereikt vaak net het tegenovergestelde. Je collega, of in mijn geval mijn klant, voelt zich overweldigd door alle werkpunten, en die ziet er geen beginnen aan.

Het alternatief? Geef maximaal drie werkpunten. Beperk je tot de drie die je het meest opvallen. De grootste stoorzenders in de tekst dus.

Tip 4: Geef minstens één positief punt

Het is makkelijk om jezelf te verliezen in de werkpunten, want die vallen meteen op. Wil je jouw collega écht motiveren? Geef naast de werkpunten ook altijd minstens één positief punt, hoe klein dat ook is.

Enkele voorbeelden:

'Goed dat je tussentitels gebruikt in je tekst.'

'Dat lijstje maakt die opsomming heel overzichtelijk.'

'Je schrijft vaak korte zinnen.'

'Wat fijn dat je in de eerste alinea al meteen to the point komt.'

Ook hier: maak het positief punt zo concreet mogelijk.

Tip 5: Geef alternatieven

‘Je gebruikt een aantal passieve zinnen in je tekst.’ Allemaal goed en wel, denkt je collega, maar wat is het alternatief? Als schrijver is het niet altijd makkelijk om los te komen van je eigen tekst, vooral als je geen doorgewinterde schrijver bent. Help je collega op weg, en stel enkele alternatieven voor.

Een voorbeeld:

Je gebruikt een aantal passieve zinnen in je tekst, zoals ‘U wordt verwacht om 18 uur’. Als je veel van die zinnen gebruikt in je tekst, leest die minder vlot. Suggestie: ‘U bent welkom om 18 uur.’

Extra tip: Zorg dat je collega weet waaraan die zich mag verwachten

Binnen je organisatie zorg jij ervoor dat er enkel vlotte en heldere teksten de deur uit gaan. Jij hebt dus ook het mandaat om een tekst volledig te herschrijven als dat nodig is. Toch voel je misschien schroom om dat te doen. Misschien uit angst voor een mogelijk negatieve reactie van je collega.

Weet je collega wat jouw mandaat is? Weet die dat je meer doet dan enkel inhoudelijke feedback geven, of punten en komma’s aanpassen? Zorg dat dat duidelijk is binnen je organisatie.

En stelt je collega vragen waarom je bepaalde wijzigingen aanbracht? Zwaai dan gerust met onze 20 schrijftips. Zo kan je jouw wijzigingen meteen onderbouwen.

Met dank aan Sandra Van Waeyenberge en haar collega’s bij INBO voor de inspiratie.