Laat de droevige trombone meteen horen bij slecht nieuws
Stel, je hebt een premie aangevraagd bij de overheid. Spannend! Op een mooie dag krijg je een brief met het verdict. Het is een ellenlange tekst met heel wat ‘overwegende dat’ en ‘gelet op’. Net op het moment dat je ontploft van ongeduld en frustratie, lees je de laatste alinea. Helaas, je krijgt de premie niet. In je hoofd hoor je een droevige trombone.
Rond de pot
We hebben de neiging om rond de pot te draaien als we slecht nieuws brengen. We proberen ons vooraf zoveel mogelijk in te dekken. We vertellen dus eerst uitgebreid waarom we tot een bepaalde conclusie komen. Om dan af te ronden met die conclusie. Het heeft tegen dan meer weg van een genadeschot dan van een trombone. En dat allemaal in een poging om begrip op te wekken bij de lezer.
Het resultaat van dat rond de pot draaien? Je bereikt net het tegenovergestelde van begrip. Jouw lezer is nu dubbel zo kwaad: omdat de overheid de premie-aanvraag afkeurde, én omdat de brief zo omslachtig is.
Haal de druk van de ketel
Dat je lezer niet vrolijk wordt van slecht nieuws, daar kan je weinig aan doen. Frustraties door een moeilijke tekst, die heb je wel in de hand. Dus: laat meteen die droevige trombone schallen. Vertel in de eerste alinea waar de lezer aan toe is; tenslotte is dat je kernboodschap. De druk is van de ketel, en pas dan is er ruimte om je kernboodschap te kaderen.
Hoe pak je dat aan? Met de volgende drie tips ben je alvast goed op weg.
Tip 1: Zorg dat je zelf goed weet wat de kernboodschap is
Lees je een tekst die werkelijk alle kanten uitgaat? Dan is de kans groot dat het hoofd van de schrijver ook alle kanten uitging. Of misschien is de tekst door zoveel handen gegaan dat de kernboodschap ondergesneeuwd raakte.
Met een opgeruimd hoofd krijg je sneller een opgeruimde tekst. Denk dus eerst na over de kernboodschap. Wat is de belangrijkste vraag die je lezers hebben? Vat jouw antwoord samen in één tot twee zinnen.
Tip 2: Schrap de eerste alinea
Ken jezelf. Weet je dat het even duurt voor je tot de essentie komt in een tekst? Schrijf dan wat je denkt te moeten schrijven, en schrap daarna genadeloos de eerste alinea. De kans is groot dat je tekst nu meteen ter zake komt. Confronterend, niet?
Tip 3: Voeg een persoonlijke aanspreking toe in je eerste zinnen
Staat de naam van jouw organisatie in de eerste zin? Dan is jouw tekst waarschijnlijk een schoolvoorbeeld van hoe je schrijft vanuit jouw organisatie, en niet voor jouw lezers.
Dat vraagt om een voorbeeld, niet? Een cliënt vroeg een tegemoetkoming aan bij het OCMW. Dit is de eerste alinea uit de antwoordbrief van het OCMW:
“Op 8 februari jl. vond er een vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst plaats. Het dossier van (voornaam en naam cliënt) werd besproken. Daarbij hield het comité rekening met volgende factoren: (...).”
Deze brief begint met veel informatie. Maar is die heel relevant voor de cliënt? Die wil weten of die een tegemoetkoming krijgt. En net dat lijkt van ondergeschikt belang. Ook opvallend: je leest geen enkele ‘je’ of ‘u’ in die zinnen. De nadruk ligt op het bijzonder comité en de cliënt lijkt wel een dossier.
Hoe kan het anders? Draai het perspectief om. Leg de nadruk op de cliënt (‘u’) in plaats van het bijzonder comité.
“U hebt helaas geen recht op een tegemoetkoming. Dat besliste het bijzonder comité voor de sociale dienst op 8 februari.
Waarom hebt u geen recht op de tegemoetkoming?
(...)”
Zo krijg je een brief die opent met een droevige trombone. Niet leuk, wel duidelijk.