• Katrien

"Een ruggensteuntje voor communicatiemedewerkers"

Elke schrijver heeft een eerste boek. ‘Hopende U hiermede voldoende geïnformeerd te hebben. Tips voor duidelijke bewonersbrieven’ is voor Farida en mij het eerste. Elk boek heeft ook een eerste lezer. Voor ons boek was dat Pieter Devriendt, communicatiemedewerker van gemeente Middelkerke. Tijd voor een interview!


Pieter, bewonersbrieven, wat moet een mens zich daar in hemelsnaam bij voorstellen?

Je kent ze wel, de brieven die in je bus vallen wanneer er werken plaatsvinden in je straat. Dat zijn de klassiekers. Wij schrijven tientallen bewonersbrieven per jaar. Die gaan ook over evenementen die plaatsvinden, sluikstorten, meeuwenoverlast …


Hoe komt een bewonersbrief tot stand bij gemeente Middelkerke?

Om te beginnen houden wij op de communicatiedienst onze oren en ogen altijd open. Waar liggen kansen om te communiceren? Je wordt daarvan niet altijd op de hoogte gehouden. Soms moet je zelf een voet tussen de deur steken. Dan spreek ik bijvoorbeeld een collega van de technische dienst aan, wanneer er een vergadering gepland is. “Moeten wij mensen informeren?”, hoor ik mezelf vaak vragen.


We proberen ons bij elke communicatie in te leven in de bewoners. Welke vragen stellen zij zich? Denk daarbij aan afvalophaling, parkeren, kunnen hulpdiensten nog door? Die vragen leggen we voor aan de technische dienst, zodat de antwoorden zeker in de bewonersbrief komen.


Medewerkers van bijvoorbeeld de technische dienst zijn niet opgeleid om bewonersbrieven te schrijven. Dat is logisch. Net daarom vraag ik hun bewust niet om een verslag te sturen of om de informatie via mail te bezorgen. Ik vraag om mondeling aan mij uit te leggen wat er zal gebeuren, of wat de bewoners mogen verwachten. De medewerker geeft dan spontaan een eenvoudigere uitleg.


Wat ik ook doe, is de brief laten nalezen. Ik vraag bijvoorbeeld aan een collega of de tekst duidelijk is. Als het onderwerp moeilijk is, geef ik hem ook weleens aan mijn moeder. Begrijpt zij de brief? Dan zit hij goed.



Tegen welke obstakels loop je aan?

Sommige onderwerpen liggen moeilijk. Stel je voor: de aannemer geeft aan dat er vertraging is, waardoor de verdere planning onder druk komt te staan. Dat moet je communiceren, maar hoe? De politiek verantwoordelijke geeft misschien niet graag toe dat er problemen zijn.


Dan is het zoeken naar de gulden middenweg. Maar op het einde van de rit moet je een bewonersbrief hebben die helder is, waarin de bewoners een antwoord krijgen op hun vragen. Met duidelijke instructies bovendien, zodat de bewoners weten wat ze moeten doen.


Is een bewonersbrief op papier nog van deze tijd?

Een grote brok van onze communicatie is digitaal. Denk maar aan nieuwsbrieven en social media. Ik ben een grote voorstander van digitale communicatie, maar een bewonersbrief op papier is een krachtig wapen in je communicatiemix. Het is de basis, de alfa en de omega, want een brief in de brievenbus is erg laagdrempelig.


Waarom is duidelijke taal belangrijk voor jou?

Een bewonersbrief bevat vaak instructies. Bijvoorbeeld: in straat x is er een parkeerverbod op datum y. Dan wil je resultaat zien, dan moet die straat op die dag leeg zijn. Staan er nog twintig auto’s? Dan is je boodschap niet overgekomen en zit de aannemer met een probleem. Is de straat leeg? Dan is dat een effect van wat jij geschreven hebt als communicatiemedewerker. Dat geeft een goed gevoel.


Wat ik persoonlijk ook belangrijk vind: als je een goede brief schrijft, worden bewoners ambassadeurs van jouw boodschap. Iemand die snapt wat er staat te gebeuren, kan reageren op opmerkingen van anderen, bijvoorbeeld op social media. Zo krijg je sterke communicatie.


Welke tips uit het boek zijn je opgevallen?

Voor mensen die veel schrijven, is het erg confronterend om de eigen schrijfstijl onder de loep te nemen. Voor ik het boek las, dacht ik: “Interessant, maar ik weet wel alles.” Maar dat viel toch tegen. (lacht) Een voorbeeld: in het boek staat een stuk over oubollige zinnen die voorkomen en hoe die anders kunnen. We waren goed bezig, laten we zeggen, maar het kan toch beter.



Een tip die ook interessant is: probeer te visualiseren waar mogelijk. Gebruik een kaart, gebruik een foto. Toon welke straat onderbroken is en welke oplossingen er zijn om die straat te vermijden. Op die manier worden er vaak hele lappen tekst overbodig.


Of ook: vaktaal, jargon waar wij als schrijver te vaak vanuit gaan dat iedereen het begrijpt. Hetzelfde met afkortingen. Voor heel wat bewoners is dat moeilijk.


Je lay-out verzorgen is ook belangrijk. Gebruik bijvoorbeeld opsommingstekens, werk met duidelijke tussentitels en zet kernwoorden in het vet. Dat zijn allemaal dingen die de duidelijkheid ten goede komen.


Tijd voor wat schaamteloze reclame. Waarom zou jij het boek aanraden aan je collega's?

Oh, om verschillende redenen. Het is ten eerste een goed geschreven boek, wat je natuurlijk mag verwachten van redacteurs van Wablieft.


Maar ook: stadhuistaal is nog altijd zeer gangbaar. Communicatiemedewerkers hebben het soms moeilijk om duidelijke taal ingang te doen vinden. Dan is het boek een ruggensteuntje. Zegt je burgemeester: “Neen, geen kleutertaal in mijn brieven”? Verwijs dan naar het boek, het toont echt hoe het beter kan.


Een fijne extra is de Padlet, het online prikbord waartoe je toegang krijgt. Daar vind je onder meer een checklist met aandachtspunten. Dat kan een mooie houvast zijn voor jezelf of je collega’s.


Dank je wel voor het interview, Pieter! Die reis naar Aruba die we jou beloofden voor alle reclame, heb je nog tegoed van ons.





191 weergaven0 opmerkingen

Recente blogposts

Alles weergeven