Hoe schrijf je duidelijke teksten in volle coronacrisis? (deel 2)
In crisistijden lijkt alles rondom ons in brand te staan. Intussen moet je de ene boodschap na de andere de wereld in sturen. Niet evident.
We vergeten dan vaak een grote groep lezers. Eén op de zeven om precies te zijn. Die lezers zijn laaggeletterd: ze hebben moeite om alledaagse info te begrijpen, dus waarschijnlijk ook de berichten die jij rondstuurt. En toch, iedereen heeft recht op informatie in begrijpelijke taal, niet?
Daarom geef ik je opnieuw drie gouden schrijftips voor duidelijke teksten. Doe het voor je buurman die niet goed kan lezen maar dat angstvallig probeert te verbergen. Voor je Roemeense collega die enthousiast naar de Nederlandse les gaat. En voor je oma die zegt dat ze “dat nieuws over dat coronavirus” niet goed begrijpt.
Tip 1: Maak je tekst scanbaar
We krijgen veel informatie over ons heen de laatste weken. Het is dus nu belangrijker dan ooit om je lezers bij de hand te nemen en hen door je tekst te gidsen.
Geef je lezers structuur:
Gebruik duidelijke tussentitels.
Zet kernwoorden in het vet.
Maak lijstjes, zoals deze opsomming.
Je helpt laaggeletterde lezers en andere kwetsbare doelgroepen. Voor hen ziet alles in een tekst er vaak even belangrijk uit. Structuur maakt je tekst ook voor hen behapbaar.
Hoe doe je het beter niet?
ANNULERING SKIREIS
Beste ouders, beste leerlingen
Zoals u kon lezen in ons algemeen schrijven worden alle buitenlandse reizen geannuleerd voor dit schooljaar. Tot grote spijt van de begeleiders en ongetwijfeld ook van uw zoon of dochter gaat de skireis van het tweede jaar dus niet door.
Wij weten niet wat de toekomst brengt, maar een realistische inschatting van de huidige toestand laat ons geen alternatief.
Wij volgen hiermee de richtlijnen van de overheid, van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen en van de experten, zoals we dat tot nu toe gedaan hebben. Door deze beslissing nu te nemen en te communiceren, willen we de groeiende onzekerheid wegnemen bij leerlingen, ouders én begeleiders.
We beseffen maar al te goed dat deze radicale beslissing consequenties heeft. De begeleiders hebben al mooie inspanningen geleverd om de reservaties vast te leggen en een programma op te stellen. We willen hen hiervoor uitdrukkelijk bedanken.
Maar deze beslissing heeft ook zijn financiële gevolgen. Er zijn al uitgaven gebeurd voor deze reis door de school. Als ouder hebt u reeds 350 euro betaald via de leerlingenfacturatie.
Zoals u ongetwijfeld in de media vernomen hebt, bestaat er geen enkele annulatieverzekering die een pandemie zoals de uitbraak van het coronavirus dekt. Het is duidelijk een geval van overmacht.
We stellen in eerste instantie alles in het werk om samen met het reisbureau te recupereren wat kan. We weten op dit moment nog niet wat de reëel gemaakte onkosten zullen zijn.
Zodra we meer zicht hebben op de zaak, zullen we terug communiceren. Het heeft geen zin om nu al m.b.t. de financiële afrekening naar de school of de organisatoren te bellen of te mailen.
Alvast bedankt voor uw begrip.
Goed. Ik begin positief. Korte alinea’s: check. Kernboodschap bovenaan: check. De rest van de info staat wat verspreid in de brief. Als lezer heb je ook geen enkele houvast: geen woorden die eruit springen, geen tussentitels die je een idee geven van de verdere inhoud. Dat kan beter.
Hoe doe je het dan wel?
Annulering skireis
Beste ouder, beste leerling
We moeten helaas de skireis van het tweede jaar annuleren. Wij volgen hiermee de richtlijnen van de overheid, van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen en van experten.
Krijgt u de kosten terugbetaald?
U betaalde al 350 euro. We bekijken met het reisbureau:
welke kosten we intussen maakten
wat we u kunnen terugbetalen
De verzekering betaalt niets terug. De uitbraak van een virus is nooit verzekerd.
Zodra we meer weten over de terugbetaling, nemen we opnieuw contact op met u. Wacht u dus nog even om ons te mailen of te bellen met uw vragen hierover?
Hebt u andere vragen over de schoolreis? Neem contact op met ...
Hoe ging ik te werk?
Op welke vragen willen de ouders een antwoord hebben? Vragen over de terugbetaling, niet? Dat laat ik eruit springen met de tussentitel. In vraagvorm, want daar ben ik nogal fan van. Het is bondig en je spreekt de lezers rechtstreeks aan.
Dankzij de opsomming zien ouders in één oogopslag wat de school en het reisbureau bespreken.
Ik schrap nietszeggende zinnen, zoals “Wij weten niet wat de toekomst brengt, maar een realistische inschatting van de huidige toestand laat ons geen alternatief.”
Ik weet niet of deze brief de juiste plaats is om de begeleiders te bedanken voor alle voorbereiding. Dat lijkt me eerder een interne zaak van de school. En wil je als directie de begeleiders toch bedanken in het openbaar? Dan zou ik dat doen in een Facebookbericht of in de laatste brief over de schoolreis. In elk geval, als de ouders weten of de school de reis terugbetaalt.
Ik schrap de slotzin ‘Alvast bedankt voor uw begrip’. Van zo’n zin word ik kregelig, zeker bij slecht nieuws. Dus de schrijver lijkt mij te kennen, en gaat ervan uit dat ik begrip heb voor de situatie. Mooi niet! Zinvoller vind ik om te eindigen met ‘Hebt u vragen’. Zo zet je de deur op een kier.
De zin over de richtlijnen van de overheid en andere instanties laat ik staan. Een dergelijke beslissing van de school valt niet zomaar uit de lucht. Ouders en leerlingen mogen dat weten.
Tip 2: Vermijd ‘stadhuistaal’
Stadhuistaal is heel formele taal die we maar al te graag schrijven om professioneel te klinken. Je kent ze wel: de ‘niettegenstaandes’ en ‘gelieves’ van deze wereld. In onze spreektaal gebruiken we die niet meer. Dus waarom nog wel in onze teksten?
Hoe doe je het beter niet?
Op de website van een stad lees ik dit:
In het ziekenhuis geldt vanaf 12 maart 2020 om 9 uur een betredingsverbod voor elkeen ongeacht de leeftijd, ter maximale preventieve en curatieve bescherming van het ziekenhuis in het algemeen, de patiënt en het werkend personeel in al zijn geledingen voor de nog te verwachten epidemiologische Corona COVID-19 piek, behoudens voor personen die zich toegang dienen te verschaffen voor therapeutische doeleinden. In strikt noodzakelijke en uitzonderlijke gevallen kan de algemene of medische directeur beslissen om toch toelating te verstrekken tot het betreden van het ziekenhuis.
Dat moest je waarschijnlijk minstens twee keer lezen.
Hoe doe je het dan wel?
Er mogen geen bezoekers in het ziekenhuis vanaf 12 maart 2020 om 9 uur. Zo willen we onze patiënten en medewerkers beschermen.
Wie mag wel binnen?
patiënten
iedereen die patiënten behandelt
andere medewerkers van het ziekenhuis
De directeur kan beslissen om uitzonderlijk anderen toe te laten in het ziekenhuis.
Weg dus met woorden als ‘elkeen’, ‘ter maximale bescherming van’, ‘geledingen’, ‘behoudens’, ‘verschaffen’ en ‘verstrekken’. En ik moest ook even nadenken over de betekenis van ‘curatief’, ‘epidemiologisch’ en ‘therapeutische doeleinden’. Meer voorbeelden van (én alternatieven voor) stadhuistaal kan je trouwens downloaden op onze website (onder 'Leve alledaagse woorden').
Tip 3: Schrijf korte zinnen
Deze tip is geen grote verrassing, neem ik aan. Toch zie ik heel wat lange zinnen in de coronacommunicatie. We hebben zo veel te vertellen, dat we dat liefst allemaal in één zin proppen.
Een vuistregel: mik op ongeveer 15 woorden per zin als je schrijft voor een breed publiek. Schrijf je voor een publiek met vooral laaggeletterde of anderstalige lezers? Dan hang je rond 10 woorden per zin.
Hoe doe je het beter niet?
De eerste zin uit een brief van een school luidt zo:
Gezien de verhoogde staat van alertheid omtrent het coronavirus, de aangepaste maatregelen (waaronder het sluiten van de scholen voor externen) en de melding van een zieke leerling, nemen we uiteraard als school onze maatschappelijke verantwoordelijkheid op.
36 woorden, alsjeblief. Als eerste zin kan dat tellen. En zeker als die zin eigenlijk weinig zegt.
Hoe doe je het dan wel?
Deze alinea uit de nieuwsbrief van een culturele organisatie is een verademing.
We werken de komende weken gewoon verder, vooral van thuis uit. Je kan onze collega’s bereiken via e-mail en telefoon.
Verder volgen we de maatregelen van de overheid op. Blijf intussen op de hoogte via onze website, Facebook en onze nieuwsbrief.
Vier korte zinnen: 11, 9, 9 en 12 woorden. Ruimte genoeg dus om als lezer naar adem te happen en de info te vatten.